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Software für Schweißbetriebe: vier Wege der Dokumentation im Vergleich
Schweißanweisungen, Verfahrensprüfungen und Schweißerqualifikationen müssen im Betrieb auffindbar und aktuell sein. Ob dafür Papier, Excel, ein externer Dienstleister oder eine Software der richtige Weg ist, hängt von Betriebsgröße und Arbeitsweise ab. Diese Seite vergleicht die vier Wege und sagt, wann welcher passt.
Was im Schweißbetrieb dokumentiert werden muss
Je nach Auftrag und Zertifizierung gehören typischerweise drei Bausteine zusammen: die Schweißanweisung (WPS), die dazugehörige Verfahrensprüfung (WPQR) und die Qualifikationen der Schweißer mit ihren Gültigkeitsfristen. Welche Nachweise ein bestimmter Auftrag verlangt, legen Vertrag, Zertifizierungsstelle und die jeweils anwendbaren Normen fest; diese Seite ersetzt diese Klärung nicht.
Die vier Wege im Vergleich
Die Tabelle stellt Papier, Excel, externen Dienstleister und Dokumentations-Software nach den Kriterien gegenüber, die im Alltag den Unterschied machen. Die Spalte zur Software beschreibt, was Dokumentations-Software wie SchweißDoku leistet (Belege im Abschnitt weiter unten). Die Tabelle bewertet keine einzelnen Anbieter und nennt keine Preise Dritter.
| Kriterium | Papier & Ordner | Excel-Listen | Externer Dienstleister | Dokumentations-Software |
|---|---|---|---|---|
| Einstieg | Sofort, keine Einführung | Schnell, Vorlage selbst oder aus dem Netz | Beauftragung und Abstimmung nötig | Dateneingabe und kurze Einarbeitung |
| Fristen der Schweißerqualifikationen | Von Hand im Kalender verfolgen | Per Formel oder Formatierung, die jemand pflegen muss | Je nach Vertrag Teil der Leistung | Ablaufende Fristen im Dashboard (siehe unten) |
| Revisionsstand der WPS | Alte Fassungen können im Umlauf bleiben | Versionen nur über Dateinamen oder Ablage | Je nach Vertrag beim Dienstleister geführt | WPS zentral und versioniert abrufbar |
| Mehrere Personen gleichzeitig | Ein Ordner, ein Standort | Gleichzeitiges Bearbeiten fehleranfällig | Zugriff über den Dienstleister | Unbegrenzte Nutzer je Tarif |
| Unterlagen fürs Audit zusammenstellen | Kopieren und Heften von Hand | Zusammenführen aus mehreren Dateien | Vom Dienstleister aufbereitet | PDF-Paket aus den gepflegten Daten |
| Fachwissen im eigenen Haus nötig | Ja, vollständig | Ja, vollständig | Weniger, Wissen liegt extern | Ja, die Software ersetzt kein Fachwissen |
| Kosten | Material und Arbeitszeit | Arbeitszeit, ggf. Lizenz für Tabellenprogramm | Laufend oder je Auftrag, Angebot einholen | Monatliche oder einmalige Lizenz, je Anbieter |
Wann welcher Weg passt
Papier und Ordner
Passt bei sehr kleinen Betrieben mit wenigen Schweißern und einer überschaubaren Zahl an Schweißanweisungen, in denen eine Person den Überblick sicher hält. Die Grenze liegt dort, wo Fristen und Revisionsstände nicht mehr nebenbei verfolgt werden können oder mehrere Standorte auf dieselben Unterlagen zugreifen müssen.
Excel-Listen
Passt, wenn die Zahl der Datensätze noch gut in eine Tabelle passt und jemand die Pflege dauerhaft übernimmt. Die Tabelle speichert, aber überwacht nichts von selbst: Fristen, Revisionsstände und Verknüpfungen zwischen WPS, WPQR und Schweißer bleiben Handarbeit. Für Nahtprotokolle gibt es auf dieser Website eine Excel-Vorlage für das Schweißnahtprotokoll.
Externer Dienstleister
Passt, wenn im Haus das Fachwissen oder die Zeit fehlt, die Unterlagen zu erstellen und zu pflegen, zum Beispiel beim Aufbau der ersten Dokumentation. Zu klären sind vorher Umfang, Laufzeit, Verfügbarkeit der Unterlagen im Betrieb und der Zugriff auf die Daten, wenn der Vertrag endet. Angebote einzuholen ist hier der einzige verlässliche Weg zu Kosten.
Dokumentations-Software
Passt, wenn mehrere Personen mit denselben Daten arbeiten, die Zahl der WPS und Qualifikationen wächst und Fristen verlässlich sichtbar sein sollen. Software ersetzt dabei weder das Fachwissen noch die Prüfung durch die zuständige Stelle; sie ordnet die Nachweise und macht ihren Stand sichtbar.
Worauf Sie bei der Auswahl einer Software achten sollten
- Umfang: Deckt sie WPS, WPQR und Schweißerqualifikationen ab oder nur einen Teil?
- Fristen: Zeigt sie ablaufende Qualifikationen von selbst an, oder müssen Sie danach suchen?
- Altdaten: Lassen sich vorhandene PDF und Tabellen übernehmen?
- Lizenzmodell: Einmalkauf, Abo, Lizenz je Arbeitsplatz oder unbegrenzte Nutzer, und was kostet die Wartung?
- Ausstieg: Lassen sich die Daten exportieren, wenn Sie wechseln?
- Test mit eigenen Daten: Probieren Sie mit echten WPS und echten Qualifikationen aus, ob der Ablauf zu Ihrem Betrieb passt.
Was SchweißDoku in diesem Vergleich abdeckt
SchweißDoku ist eine browserbasierte Software für die Schweißdokumentation. Nach den Angaben auf der Produktseite verwaltet sie Schweißanweisungen, Verfahrensprüfungen und Schweißerqualifikationen, zeigt ablaufende Fristen im Dashboard, ordnet Nähte mit einer Naht-ID dem Schweißer, der WPS und dem ZfP-Protokoll zu und stellt ein Audit-Paket als PDF zusammen. Bestehende Dokumente lassen sich als PDF hochladen, Schweißerdaten per CSV importieren. Die Tarife stehen auf der Preisseite (Starter ab 79 € pro Monat, zzgl. gesetzlicher USt.); sie sind monatlich kündbar und enthalten unbegrenzte Nutzer, für alle Abos gilt eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Kostenlos ist die Nutzung nicht; die Demo können Sie vorab anfordern.
Häufige Fragen
Brauche ich als kleiner Schweißbetrieb überhaupt eine Software?
Nicht zwingend. Bei wenigen Schweißern, wenigen Schweißanweisungen und einem übersichtlichen Auftragsbestand kann eine sauber geführte Ordner- oder Excel-Lösung ausreichen. Sinnvoll wird Software meist dann, wenn Fristen und Revisionsstände nicht mehr nebenbei im Kopf zu halten sind oder mehrere Personen an denselben Unterlagen arbeiten.
Was kann Excel für die Schweißdokumentation nicht leisten?
Excel speichert Daten, überwacht sie aber nicht von selbst. Ablaufende Qualifikationen, veraltete Revisionsstände und gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen sind in einer Tabelle Handarbeit oder erfordern selbst gebaute Formeln, die jemand pflegen muss.
Was kostet Software für die Schweißdokumentation?
Die Preise von SchweißDoku stehen auf der Preisseite: Starter ab 79 € pro Monat, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, monatlich kündbar, unbegrenzte Nutzer. Preise anderer Lösungen nennt diese Seite nicht; sie unterscheiden sich je Anbieter und Lizenzmodell und sollten direkt beim Anbieter erfragt werden.
Können vorhandene WPS und Qualifikationen übernommen werden?
Bei SchweißDoku können bestehende Dokumente als PDF hochgeladen werden; Schweißerdaten lassen sich zusätzlich per CSV importieren. Ob und wie eine andere Software Altdaten übernimmt, sollten Sie vor der Entscheidung beim jeweiligen Anbieter klären.
Wie teste ich, ob eine Software zu meinem Betrieb passt?
Am zuverlässigsten mit eigenen Daten: ein paar echte Schweißanweisungen und Schweißerqualifikationen eintragen und prüfen, ob Fristen, Revisionsstände und der Export für das Audit so aussehen, wie Sie sie brauchen. Für SchweißDoku können Sie dazu eine Demo anfordern.