Ein häufiges Bild in deutschen Schweißbetrieben: Die WPS-Dokumente liegen als Word-Dateien auf einem Netzlaufwerk, die Schweißerqualifikationen in einer Excel-Tabelle, und die WPQR-Prüfzeugnisse als eingescannte PDFs in einem Ordner auf dem Desktop. Das funktioniert — bis zum nächsten Audit.
Was mit Excel und Word gut funktioniert
Für kleine Betriebe mit wenigen Schweißern und stabilen, immer gleichen Schweißaufgaben ist Excel und Word oft ausreichend. Die Dokumente sind vertraut, kosten nichts extra und lassen sich schnell anpassen.
Konkret funktioniert gut:
- WPS-Vorlage als Word-Formular
- Qualifikationsübersicht als Excel-Liste
- Einzelne WPQR als PDF ablegen
Wo Excel und Word an ihre Grenzen stoßen
Problem 1: Versionschaos
Eine WPS wird aktualisiert, aber die alte Version hängt noch im Werkstatt-Aushang. Der Schweißer arbeitet nach veralteten Parametern. Das ist ein klassischer EN 1090-Befund: „WPS-Version nicht aktuell — alte Versionen nicht aus dem Umlauf gezogen."
Mit Excel und Word gibt es kein automatisches Versionierungssystem. Wer kontrolliert, ob alle Ausdrucke ersetzt wurden?
Problem 2: WPQR-Abdeckung nicht prüfbar
Die entscheidende Frage beim Audit: „Ist jede WPS durch einen gültigen WPQR mit ausreichendem Geltungsbereich gedeckt?" Diese Verknüpfung lässt sich in Excel nicht automatisch überprüfen.
Wenn ein neuer Stahl eingeführt wird oder die Bauteildicke zunimmt, muss jemand manuell prüfen, ob der WPQR noch passt. Das passiert oft nicht — mit den bekannten Konsequenzen.
Problem 3: Fristen laufen unbemerkt ab
Eine Excel-Tabelle zeigt das Ablaufdatum einer Schweißerqualifikation. Aber sie schickt keine E-Mail 60 Tage vorher. Sie aktualisiert sich nicht, wenn eine 6-Monats-Bestätigung fällig wird. Das erfordert manuellen Aufwand — der im Tagesgeschäft gerne vergessen wird.
Fehlende 6-Monats-Bestätigungen sind einer der häufigsten EN 1090-Befunde überhaupt.
Problem 4: Audit-Dokumentation ist mühsam
Ein Auditor möchte alle Dokumente, die zu einem bestimmten Schweißer und einer bestimmten WPS gehören: Qualifikationszeugnis, aktuelle 6-Monats-Bestätigung, WPQR, Werkstoffzeugnis. Das zusammenzusuchen dauert Stunden — oder Tage.
Problem 5: Mehrere Standorte oder Abteilungen
Wenn mehrere Schweißer an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Teams arbeiten, wird die manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich. Wer hat welche Qualifikation? Welche WPS gilt an welchem Standort?
Was digitale Schweißdokumentation konkret besser macht
1. Automatische Gültigkeitsprüfung
Das System prüft bei jeder WPS automatisch, ob der zugehörige WPQR noch gültig und ausreichend weit ist. Wenn Sie eine neue Bauteildicke eingeben, warnt die Software sofort, falls der WPQR nicht abdeckt.
2. Automatische Fristenüberwachung
60 Tage vor Ablauf einer Schweißerqualifikation, 30 Tage vor fälliger 6-Monats-Bestätigung: automatische E-Mail-Benachrichtigung an Schweißaufsicht und Koordinator. Keine Frist läuft unbemerkt ab.
3. Saubere Versionsverwaltung
Jede WPS-Änderung erstellt eine neue Version. Alte Versionen werden archiviert, aber nicht mehr als „aktiv" geführt. Der Werkstatt-Aushang zeigt immer die aktuelle Version — mit QR-Code-Link zum digitalen Original.
4. Audit-Export auf Knopfdruck
Alle Dokumente zu einem Schweißer, einer WPS oder einem Projekt lassen sich als strukturiertes PDF-Paket exportieren — für den Auditor, den Auftraggeber oder die interne Prüfung.
5. Multi-User und Multi-Standort
Mehrere Schweißkoordinatoren, Schweißaufsichten und Projektleiter arbeiten gleichzeitig im System. Zugriffsrechte steuern, wer was sehen und ändern darf.
Der Umstieg: Was Betriebe typischerweise fragen
„Wir haben 20 Jahre lang mit Excel gearbeitet — warum jetzt wechseln?" Weil die Norm-Anforderungen gestiegen sind, Audits strenger geworden sind und die Konsequenzen eines Befundes (Baustopp, Haftung) teurer sind als eine Softwarelizenz.
„Wie lange dauert die Migration?" Mit SchweißDoku importieren Sie Ihre bestehenden WPS-Dokumente per Upload. Die Grundstruktur ist in einem Tag eingerichtet.
„Was kostet das im Vergleich zu Excel?" Excel selbst ist kostenlos, aber der Arbeitsaufwand für manuelle Prüfung, Fristenverfolgung und Audit-Vorbereitung ist teuer. Rechnen Sie 2–4 Stunden pro Monat für Qualifikations-Management — dann rechnet sich Software schnell.
Fazit
Excel und Word sind gute Werkzeuge — aber nicht für die Verwaltung normkritischer Schweißdokumentation. Wer regelmäßige EN 1090-Audits absolviert, mehrere Schweißer koordiniert und Auftraggeber mit hohen Anforderungen beliefert, braucht ein System, das Verknüpfungen prüft, Fristen überwacht und Audit-Dokumentation automatisiert.