Viele Schweißbetriebe managen ihre Dokumentation mit einer Mischung aus Ordnern, Excel-Tabellen und ausgedruckten Formularen. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Wann ist der Wechsel zu einer Software wirklich sinnvoll?
Die Realität in den meisten Betrieben
Bevor wir vergleichen, ein typisches Szenario: Ein Metallbaubetrieb mit 15 Schweißern und EN 1090 EXC2-Zertifizierung hat:
- 18 aktive WPS in einem Ordner im Büro des Schweißkoordinators
- Schweißerqualifikationen in einer Excel-Tabelle
- Prüfprotokolle in verschiedenen Unterordnern auf dem Netzlaufwerk
- Fristtracking: Post-it-Notizen und Erinnerungen im Outlook-Kalender
Das ist ehrlich gesagt der Normalfall. Und es hat einen Preis.
Zeitaufwand im Vergleich
| Aufgabe | Papier/Excel | Software | |---------|-------------|---------| | Neue WPS erstellen | 45–90 min | 10–15 min | | Schweißerqualifikation erfassen | 10 min | 2 min | | Auditpaket vorbereiten | 3–8 Stunden | 5 Minuten | | Fristablauf prüfen | wöchentliche manuelle Kontrolle | automatisch | | Schweißernachweis bei Kontrolle vorlegen | suchen, drucken, 15–30 min | sofort auf Tablet |
Wann Papier ausreicht
Ehrlichkeit ist wichtig: Für sehr kleine Betriebe mit wenigen Schweißern und einer überschaubaren Anzahl an WPS kann Papier und Excel tatsächlich ausreichen:
- 1–3 Schweißer, max. 5 WPS, ein Verfahren → Papier ist handhabbar
- Kein Wachstum geplant
- Nur selten Audits
Wann Software sinnvoll wird
Die Grenze liegt typischerweise bei:
- 5+ aktive Schweißer → Qualifikationsfristen werden unübersichtlich
- 10+ WPS → WPS-Abdeckung ist schwer zu überblicken
- Regelmäßige Audits (EN 1090, ISO 3834) → Auditpakete vorbereiten wird zeitkritisch
- Mitarbeiterwechsel → Einarbeitung neuer Schweißer und Dokumentationsübergabe
Was eine Software wirklich bringt
Zeitersparnis beim Audit: Das stärkste Argument. Was bisher 4–8 Stunden dauerte (alle Dokumente suchen, zusammenstellen, ausdrucken oder per Mail schicken), erledigt eine Software in Minuten.
Keine vergessenen Fristen: Automatische Erinnerungen sind zuverlässiger als Kalendereinträge, die jemand anlegen muss.
Mehrere Nutzer: Wenn der Schweißkoordinator krank ist, kann sein Vertreter sofort auf alle Dokumente zugreifen.
Revisionssicherheit: WPS-Versionen werden automatisch verwaltet. Alte Versionen bleiben archiviert, aber aus dem aktiven Betrieb entfernt.
Was eine Software nicht bringt
- Normen-Expertise: Eine Software erstellt keine WPS für Sie. Sie muss trotzdem von jemandem mit schweißtechnischem Wissen ausgefüllt werden.
- Verfahrensprüfungen: WPQR müssen weiterhin von akkreditierten Stellen durchgeführt werden.
- Schweißerprüfungen: ISO 9606-Prüfungen finden bei SLV, TÜV oder DVS-Ausbildungszentren statt.
Fazit
Eine Schweißdokumentation-Software amortisiert sich typischerweise innerhalb der ersten Auditvorbereitung. Wenn Sie zwei Stunden weniger für die Auditpaketvorbereitung brauchen, haben Sie den Monatsbeitrag einer Software bereits eingespielt.
SchweißDoku startet mit einem Beta-Zugang kostenlos – keine Kreditkarte, keine Mindestlaufzeit.